Beneficios de Implementar una solución de gestión de proyectos moderna

Aplicando las nuevas tecnologías

Los viejos modelos de interacción y colaboración entre las personas se han transformado radicalmente en los últimos tiempos. La gente está utilizando blogs, wikis y herramientas de planificación colaborativa para trabajar juntos. Todas estas aplicaciones representan una importante oportunidad para que las organizaciones creen nueva colaboración social, basada en la Web y aumenten su productividad. Particularmente, la gestión de proyectos está experimentando cambios significativos debido a la introducción de las nuevas tecnologías para la gestión de los equipos involucrados.

La gestión tradicional de proyectos implica un director de proyecto que actúa como un intermediario en todas las comunicaciones relacionadas con el proyecto, lo que reduce su productividad y, por tanto, limita la eficacia del resto del equipo del proyecto. La nueva ola de herramientas de gestión de proyectos pone énfasis en la colaboración y hace a los equipos mucho más productivos. Estas aplicaciones van mano a mano con las prácticas modernas, como la inteligencia colectiva y las estructuras emergentes que potencian la gestión de proyectos ágiles. Estas prácticas y herramientas son ahora utilizadas por equipos exitosos que van desde dos personas a miles de personas. No sólo son útiles en la gestión de equipos distribuidos en el entorno global de hoy, sino también capaz de hacerse cargo de una gran cantidad de operaciones de rutina.

Tradicionalmente, un gerente de proyecto es el principal eslabón de todas las comunicaciones relacionadas con el proyecto, esto influye directamente en la eficiencia del equipo, así como en la propia productividad del gerente. Hoy en día, muchas empresas todavía utilizan hojas de cálculo o aplicaciones tradicionales de gestión de proyectos para el seguimiento de sus proyectos. El e-mail, documentos de texto y planillas de cálculo son aún muy populares, a pesar de sus muchos defectos.

El correo electrónico es un canal de comunicación cerrado y muchas empresas confirman que no es bueno para capturar el intercambio de conocimientos. Por ejemplo, si envía un documento por e-mail a dos personas, tiene tres copias de este documento para gestionar, fusionar y diferenciar. Es difícil trabajar en este documento de forma simultánea, además el conocimiento está enterrado en los correos electrónicos, ya que está disponible sólo para el remitente y los destinatarios, por lo que todos los demás miembros del equipo no puede aprovecharlo.

Las herramientas tradicionales de gestión de proyectos no se centran en la colaboración, fueron diseñadas en su mayoría con el enfoque top-down y no son adecuadas para la colaboración abierta. Estas herramientas se centran en el gerente de proyecto y le hacen el elemento central de las comunicaciones del proyecto, primero tiene que obtener los hechos de los miembros del equipo mediante reuniones y correos electrónicos, a continuación, ponerlos en un archivo y comunicar el plan del proyecto a la alta gerencia y clientes. El proceso se repite cada vez que algo cambia. El director del proyecto también debe desempeñar el papel de un reloj despertador, recordando a los miembros del equipo de sus plazos y tareas pendientes. Todo el proceso requiere mucho tiempo y esfuerzo, y el resultado es una carga pesada para un gerente de proyecto, la cantidad de trabajo rutinario a veces no deja tiempo al gerente para el liderazgo.

Las nuevas tecnologías habilitan un nuevo enfoque para la gestión de proyectos que se caracteriza por un cambio dramático hacia la colaboración como el corazón de la gestión de proyectos. Las herramientas modernas se encargan de la parte rutinaria del trabajo de un gerente de proyectos: recordando a los miembros del equipo sobre los plazos, la unificación de las actualizaciones de estado en un solo plan y la comunicación de los cambios. También permiten la colaboración entre los miembros y compartir información fácilmente. El papel del gerente del proyecto está cambiando; se está convirtiendo en el visionario del proyecto, en lugar de un gestor de tareas, logrando más espacio para ser un líder de proyecto.

A continuación los principales beneficios de este nuevo enfoque:

1. Facilitar la colaboración

Una de las principales limitaciones asociadas con el software tradicional de gestión de proyectos fue su complejidad, las herramientas tradicionales tienen cientos de funciones que requieren tiempo para dominarse. La adopción del software tradicional a menudo se relaciona con una fuerte dedicación de tiempo de los empleados y costos de capacitación. Por el contrario, las herramientas de gestión de proyectos modernas son mas livianas y fáciles de usar, proporcionan una oportunidad para empezar a colaborar de inmediato, sin retrasos para el aprendizaje o una configuración inicial extensa.

Las nuevas herramientas de gestión de proyectos pueden ser fácilmente utilizadas incluso por usuarios sin experiencia informática, haciendo posible involucrar a más personas a la colaboración en los proyectos. Un ejemplo bien conocido es el blogging, es muy sencillo compartir ideas en un blog y obtener retroalimentación. La simplicidad impulsa la adopción y la utilización con más frecuencia.

Las aplicaciones modernas proporcionan una mejor experiencia al usuario, lo que ayuda a resolver uno de los mayores retos de los paquetes de software tradicionales. Uno de los principales problemas con las herramientas tradicionales era la falta de voluntad de los usuarios para actualizar los datos periódicamente. Los planes frecuentemente quedan desactualizados y pierden su utilidad por eso. Por ejemplo, los usuarios del software pueden crear tareas en el sistema mediante el envío de e-mails desde sus dispositivos móviles. Este nivel de simplicidad y conveniencia involucra a los usuarios y por lo tanto ayuda a mantener la información actualizada, este es un componente crítico para la implementación exitosa de un software de gestión de proyectos. El poder de estas herramientas se vuelve visible cuando transforman acciones simples de los usuarios individuales en un gran producto del trabajo colectivo. A esto se le llama inteligencia colectiva y estructuras emergentes.

2. Aprovechar el conocimiento colectivo del equipo

La nueva generación de aplicaciones basadas en la web dan a los miembros del equipo una manera fácil de contribuir al repositorio común de tareas y planes, liberando el poder de la inteligencia colectiva y cambiar el estándar de gestión de proyectos.

Los equipos son frecuentemente más inteligentes que los miembros individuales, los grupos no necesitan ser dominados por personas excepcionalmente inteligentes. La mayor fortaleza de la descentralización es que fomenta la independencia y especialización, mientras que permite la coordinación de las actividades de los equipos y la resolución de problemas difíciles.

Con las nuevas tecnologías las personas tienen un entorno de trabajo más eficiente, pueden reunirse y compartir conocimientos en diversos campos en el que cada miembro del equipo sea un experto. El gerente de proyecto orienta el trabajo en equipo y elige la dirección correcta, en base a la información recibida de los miembros. Las herramientas ayudan incluso al gerente a consolidar esta información, convirtiendo la confusión de correos electrónicos en planes bien organizados, pudiendo controlar fácilmente los cambios y el progreso del trabajo. El reporte está altamente automatizado en todos los niveles, incluyendo los ejecutivos de las empresas que obtienen su visión del proyecto automáticamente. Los informes se obtienen a partir de datos reales, por lo que están actualizados. Todos estos factores aumentan la productividad del equipo y ayudan a la empresa a tomar las decisiones correctas en el momento adecuado.

La inteligencia colectiva va de la mano con las estructuras emergentes, otra práctica que tiene un gran impacto en la gestión de proyectos contemporáneos.

3. Estructura N a N

Las herramientas de gestión tradicionales permiten tener una estructura de trabajo de la forma 1 a N. Esto crea varias consecuencias negativas.

En primer lugar, hay un único punto de vista sobre el proyecto, mientras que en la vida real puede existir la necesidad de tener muchos puntos de vista diferentes de un mismo proyecto. Equipo comercial, analistas funcionales, ingenieros y personas de control de calidad pueden necesitar cortar el proyecto de diferentes maneras. A menudo, la misma persona necesita diferente cortes, por ejemplo, por versión y por funcionalidad. La cuestión más importante es que un calendario con una estricta organización jerárquica, es muy difícil de cambiar cuando se necesitan reorganizar las cosas.

Por un lado, estos factores conducen a planes de proyecto desactualizados y poco útiles. Por otro lado, aumentan el coste de los errores en el diseño inicial de la jerarquía de la información. Todo el proceso se hace muy difícil y requiere mucho pensamiento por adelantado, predicciones y responsabilidad del gerente de proyecto. 

Relaciones "1 a N" y "N a N":

Texto de Odoo y bloque de imagen

En contraste, en las aplicaciones de planificación colaborativa, las jerarquías son N a N, eso hace que sea más fácil reorganizar las tareas y evolucionar el plan, volviéndose más flexibles, lo que significa que un gerente de proyecto y su equipo pueden reaccionar a los cambios ocurridos dentro y fuera de la organización de forma rápida. Esta agilidad ayuda a aplicar prácticas iterativas e incrementales en la gestión del proyecto sin ceder en el control.

Permiten comenzar a partir de una estructura simple de un ítem y evolucionar a un modelo que se adapte adecuadamente al proyecto, esto facilita que la planificación bottom-up sea posible, algo crucial para potenciar el poder de la inteligencia colectiva en la gestión de proyectos.

Fortalecidos por la inteligencia colectiva, los gerentes de proyectos pueden combinar el conocimiento de campo bottom-up con la guía top-down, a los altos directivos les permiten obtener una visibilidad completa que sirve de puente entre los planes estratégicos corporativos y las listas de tareas cotidianas de los empleados.

4. Obtener la imagen completa

Tener la visión completa de lo que está pasando en la organización es vital para la alineación de los recursos internos de la empresa con las exigencias de los cambios del entorno. El avance de un proyecto puede afectar el calendario de facturación y tener impacto en los planes financieros, o afectar nuevos lanzamientos, que a su vez impactan en las campañas de marketing y los planes de ventas. Tener los aplicativos integrados facilita lograr un imagen completa del negocio, ayudando a una mejor elección de la asignación de los recursos internos cuando hay una necesidad de reaccionar adecuadamente a los cambios en el entorno empresarial.

Cuando los gerentes de proyecto pueden ver fácilmente todos los detalles del desarrollo de su proyecto y los ejecutivos de la empresa son capaces de utilizar sus recursos empresariales racionalmente, los proyectos aportan valor rápidamente.

5. Aumentar la productividad

Con las nuevas herramientas los administradores de proyectos ahorran horas en las operaciones de rutina relacionados con la agregación de la información de e-mails y reuniones, y para mantener actualizado el status. El reporting se simplifica en todos los niveles, puesto que una parte puede obtenerse fácilmente mediante el espacio de trabajo colaborativo. Las aplicaciones modernas de gestión de proyectos le dan a cada miembro del equipo la oportunidad de estar al tanto de los cambios en el proyecto evitando reuniones innecesarias, e-mails y llamadas telefónicas. La colaboración se acelera y se vuelve más productiva, facilitando la entrega de proyectos más rápida, así como el retorno de la inversión.

Resumen y traducción: Project Management 2.0 de Wrike.